Gợi ý 5 phần mềm bảo hiểm xã hội phổ biến cho doanh nghiệp – Tiêu chí lựa chọn

Cập nhật bảo hiểm xã hội cho người lao động là trách nhiệm bắt buộc của doanh nghiệp để đảm bảo quyền lợi của người lao động. Công việc này trở nên đơn giản, nhanh chóng và thuận tiện hơn khi sử dụng các phần mềm hỗ trợ. Vậy những phần mềm bảo hiểm xã hội là gì và tiêu chí lựa chọn như thế nào? Mời bạn tham khảo thông tin về phần mềm BHXH trong bài viết dưới đây.

Phần mềm bảo hiểm xã hội là gì?

Phần mềm bảo hiểm xã hội (BHXH) là phần mềm hỗ trợ cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp kê khai BHXH cho người lao động và các giao dịch BHXH khác với cơ quan BHXH Việt Nam trực tuyến nhanh chóng, đơn giản hơn. Kê khai BHXH qua phần mềm giúp rút ngắn quy trình kê khai, tiết kiệm thời gian hơn so với việc nộp hồ sơ trực tiếp bằng văn bản trước đây.

Chú ý rằng, doanh nghiệp nên lựa chọn sử dụng phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội đã được Cơ quan BHXH Việt Nam ký hợp đồng chính thức theo quy định pháp luật. Điều này giúp bảo mật thông tin, đảm bảo quy trình kê khai hợp pháp, nhanh chóng.

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm bảo hiểm xã hội?

Hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin ngày càng phát triển, các thủ tục hành chính dần được rút gọn và thực hiện nhanh chóng trên không gian mạng. Theo đó, bắt đầu từ tháng 3/2016, theo quyết định của Chính phủ, các đơn vị sử dụng lao động phải kê khai và nộp BHXH trực tuyến thay cho hồ sơ bằng văn bản trước đây. 

Do đó, mỗi doanh nghiệp/cá nhân/tổ chức sử dụng lao động đều phải tải phần mềm BHXH để thực hiện cập nhật hồ sơ và kê khai BHXH cho người lao động trực tuyến. Điều này giúp doanh nghiệp và cơ quan BHXH tiết kiệm được thời gian và chi phí, hạn chế sai sót thông tin, thất lạc hồ sơ.

Ngoài ra, sử dụng phần mềm khai báo bảo hiểm xã hội còn có một số ưu điểm khác như sau:

• Thực hiện tăng/giảm số lượng lao động cần kê khai BHXH trực tuyến, nhanh chóng
• Nhận kết quả xử lý hồ sơ kê khai BHXH trực tuyến
• Dễ dàng theo dõi quá trình tham gia BHXH của người lao động và quản lý hồ sơ BHXH của người lao động
• Bảo mật thông tin người lao động, tránh mất, thất lạc thông tin.

Tiêu chí lựa chọn phần mềm bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp

Hiện nay, có không ít đơn vị cung cấp phần mềm bảo hiểm xã hội, dưới đây là gợi ý 5 tiêu chí lựa chọn phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp:

Nhà cung cấp uy tín

Bạn nên lựa chọn phần mềm được cung cấp bởi nhà cung cấp uy tín, nổi tiếng trong việc cung cấp các giải pháp công nghệ phục vụ cho doanh nghiệp. Cụ thể, thông tin về nhà cung cấp phải được công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng, doanh nghiệp cung cấp phải đăng ký kinh doanh và hoạt động theo quy định pháp luật.

Bạn có thể tham khảo ý kiến của người dùng trên các diễn đàn, fanpage chuyên môn về BHXH, thuế, hóa đơn điện tử… để đưa ra đánh giá khách quan nhất.

Dễ sử dụng

Phần mềm được chọn nên có thiết kế giao diện thân thiện với người dùng, dễ thao tác, cập nhật, sửa đổi thông tin. Cụ thể, giao diện sử dụng bao gồm các danh mục được phân chia rõ ràng, dễ hiểu với từng công việc khi thực hiện kê khai bảo hiểm xã hội để người dùng dễ tìm kiếm và thực hiện đúng các bước theo quy định. 

Đặc biệt, nên chọn phần mềm có Tiếng Việt để dễ dàng thao tác, tránh sử dụng phần mềm không có Tiếng Việt (trừ trường hợp là công ty nước ngoài, nhân viên làm công tác kê khai bảo hiểm xã hội có thể sử dụng Tiếng Anh thành thạo.

Nhiều tiện ích

Việc kê khai bảo hiểm xã hội bao gồm nhiều công việc nhỏ khác nhau như lập danh sách người lao động, quản lý danh sách, gửi hồ sơ… Ngoài ra, phần mềm nên được tích hợp thêm nhiều tiện ích khác giúp doanh nghiệp quản lý và lưu trữ hồ sơ bảo hiểm của nhân viên hiệu quả hơn. Một số tiện ích phổ biến như sau:

• Hỗ trợ kê khai từng bước, tự động lập hồ sơ theo đúng quy định BHXH Việt Nam với nguồn thông tin được nhập vào phần mềm.
• Tích hợp hệ thống quản lý người lao động và quản lý hồ sơ BHXH trong cùng phần mềm.
• Hỗ trợ nộp và nhận hồ sơ trực tuyến hoặc in tài liệu để nộp trực tiếp tùy theo nhu cầu của người sử dụng.
• Tự động cập nhật các biểu mẫu, Thông tư, Nghị định, Quy định mới theo quy định pháp luật liên quan đến BHXH.
• Nhiều tính năng hỗ trợ khác theo nhu cầu của từng đối tượng sử dụng.

Bảo mật thông tin

Vì phần mềm hỗ trợ lập và nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội cho Cơ quan BHXH nên doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ thông tin doanh nghiệp và thông tin cá nhân của tất cả người lao động. Do đó, phần mềm bảo hiểm xã hội nhất định phải đảm bảo tính bảo mật thông tin nghiêm ngặt để tránh rò rỉ, đánh cắp, thất lạc thông tin quan trọng của những cá nhân, tổ chức có liên quan.

Bạn nên chú ý đến tiêu chuẩn ISO/IEC 27001, đây là tiêu chuẩn quốc tế cung cấp các yêu cầu về đảm bảo tính bảo mật, tính toàn vẹn và tính sẵn có của thông tin cũng như tuân thủ pháp luật cho Hệ thống quản lý an toàn thông tin (ISMS). Phần mềm nào được cấp chứng chỉ này sẽ đảm bảo tính bảo mật theo tiêu chuẩn quốc tế.

Hỗ trợ chuyên nghiệp 24/7

Bạn nên lựa chọn phần mềm của doanh nghiệp cung cấp các hỗ trợ nhanh chóng 24/7 cho người dùng. Nghĩa là, họ có riêng một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp tư vấn qua điện thoại, sẵn sàng trợ giúp ngay lập tức cho người dùng khi gặp khó khăn trong quá trình sử dụng phần mềm. Những hỗ trợ này có thể là:

• Đường dây nóng sẵn sàng hỗ trợ 24/7 nhanh chóng
• Đội ngũ nhân viên hỗ trợ phải có chuyên môn cao về nghiệp vụ BHXH
• Đội ngũ nhân viên phải hiểu về sản phẩm, hướng dẫn ngắn gọn, dễ hiểu, giúp người dùng nhanh chóng giải quyết vấn đề đang gặp phải.

Để đánh giá tiêu chí trên, bạn có thể tham khảo cảm nhận của những cá nhân, doanh nghiệp đã sử dụng sản phẩm này bằng các hỏi trực tiếp hoặc trên các diễn đàn chuyên môn liên quan. 

Top 5 phần mềm bảo hiểm xã hội phổ biến nhất hiện nay

Nếu bạn đang phân vân không biết nên lựa chọn phần mềm nào, bạn có thể tham khảo thông tin giới thiệu khái quát về 5 phần mềm bảo hiểm xã hội được sử dụng phổ biến nhất hiện nay dưới dây:

eBH

eBH là phần mềm bảo hiểm xã hội do Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn phát triển và cung cấp, công ty đã ký hợp đồng với Bảo hiểm Xã hội Việt Nam, được phép cung cấp dịch vụ IVAN cho các doanh nghiệp và đơn vị sử dụng lao động khác.

Phần mềm eBH có những ưu điểm như sau:

• Tích hợp hệ thống quản lý người lao động và quản lý hồ sơ BHXH của người lao động
• Khi thay đổi về số lượng người lao động, phần mềm tự động thông báo những thông tin cần kê khai lên BHXH 
• Tự động lập hồ sơ BHXH theo đúng quy định của Cơ quan BHXH Việt Nam.
• Hỗ trợ sử dụng chữ ký điện tử và nộp hồ sơ BHXH trực tuyến hoặc cho phép in hồ sơ nộp trực tiếp
• Hỗ trợ nộp hồ sơ qua IVAN
• Tự động nhận kết quả về hồ sơ BHXH từ Cơ quan BHXH
• Có chứng chỉ ISO/IEC 27001:2013 về an toàn thông tin, đảm bảo tính bảo mật thông tin
• Tiếp nhận hỗ trợ khách hàng, giải đáp thắc mắc 24/7
• Hỗ trợ sử dụng phần mềm trực tiếp tại doanh nghiệp, hỗ trợ từ xa, tích hợp chương trình quản lý nội bộ theo yêu cầu…

VNPT-eBHXH

VNPT là một trong những đơn vị hàng đầu về ứng dụng công nghệ thông tin cho doanh nghiệp. VNPT-eBHXH là phần mềm hỗ trợ kê khai BHXH do VNPT cung cấp, các doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm này để kê khai BHXH cho người lao động, lập và nộp hồ sơ BHXH trực tuyến nhanh chóng theo quy định pháp luật.

Một số ưu điểm nổi bật của phần mềm VNPT-eBHXH như sau:

• Các bước kê khai đơn giản, nhanh chóng
• Giao diện được thiết kế trực quan, giúp người dùng dễ thao tác
• Hỗ trợ doanh nghiệp lập và kê khai các loại BHXH theo đúng mẫu và quy định của Cơ quan BHXH
• Hỗ trợ sử dụng chữ ký điện tử, lập và nộp hồ sơ trực tuyến
• Tự động theo dõi và quản lý hồ sơ đã nộp, tự động nhận kết quả xét duyệt hồ sơ từ Cơ quan BHXH trực tuyến
• Hỗ trợ quản lý hồ sơ người lao động nhanh chóng, dễ dàng.
• Có đội ngũ nhân viên kỹ thuật và tư vấn hỗ trợ khách hàng nhanh chóng.

BKAV

BKAV là đơn vị nổi tiếng trong việc cung cấp các phần mềm quản lý, hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các công việc một cách hiệu quả và nhanh chóng hơn, trong đó bao gồm phần mềm bảo hiểm xã hội. Với ưu điểm vượt trội về tính năng, sự tiện lợi và chi phí hợp lý, đây là phần mềm được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

Phần mềm BHXH của BKAV có những ưu điểm như sau:

• Số lượng người lao động không bị giới hạn
• Cho phép tra cứu trong thời gian thực và kết quả được trả về tin nhắn hoặc email
• Tự động lưu và quản lý thông tin người lao động
• Có hệ thống cảnh báo nếu phát hiện thông tin sai sót
• Có đội ngũ tư vấn sẵn sàng hỗ trợ người dùng 24/7.

vBHXH

vBHXH là phần mềm hỗ trợ kê khai bảo hiểm xã hội được cung cấp bởi Viettel. Do đó, đây là phần mềm uy tín, đáng tin cậy, được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn.

Phần mềm vBHXH có những ưu điểm như sau:

• Được cung cấp bởi Viettel là doanh nghiệp uy tín, có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin
• Số lượng người lao động không bị giới hạn
• Hỗ trợ lập, kê khai các thủ tục BHXH theo quy định pháp luật
• Tự động nhận kết quả xét duyệt hồ sơ BHXH từ Cơ quan BHXH
• Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý danh sách người lao động
• Doanh nghiệp có thể quản lý, tra cứu thông tin dễ dàng, nhanh chóng
• Cho phép sử dụng chữ ký điện tử và nộp hồ sơ BHXH trực tuyến cho Cơ quan BHXH
• Doanh nghiệp có thể kết xuất hồ sơ theo nhiều định dạng khác nhau
• Cung cấp đội ngũ kỹ thuật viên hỗ trợ doanh nghiệp trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EFY-eBHXH

EFY-eBHXH cũng là một trong những phần mềm hỗ trợ lập hồ sơ BHXH được nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay. Dây là phần mềm được cung cấp bởi EFY Việt Nam – doanh nghiệp có hơn 10 năm kinh nghiệm trong việc cung cấp các giải pháp số.

Các ưu điểm của EFY-eBHXH được nhiều doanh nghiệp quan tâm như sau:

• Tự động cập nhật dữ liệu của người lao động đang tham gia BHXH của doanh nghiệp
• Giups người dùng cập nhật nhanh chóng các quy định, thông tư về BHXH mới nhất
• Thiết kế giao diện trực quan, sắp xếp danh mục gọn gàng, dễ sử dụng
• Có sẵn các biểu mẫu theo đúng quy định pháp luật
• Hỗ trợ lập, nộp và nhận kết quả xét duyệt hồ sơ BHXH tư Cơ quan BHXH trực tuyến
• Có đội ngũ nhân viên tư vấn, nhân viên kỹ thuật hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình sử dụng.

Trên đây là những thông tin về tiêu chí lựa chọn và gợi ý 5 phần mềm bảo hiểm xã hội được sử dụng phổ biến hiện nay. VNSC hy vọng những thông tin này có thể giúp bạn lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất.