Lập báo cáo tài chính (BCTC) theo đúng quy định là yêu cầu và nghiệp vụ kế toán cực kỳ quan trọng của một doanh nghiệp. Việc tập hợp đủ thông tin, thực hiện theo các bước khoa học sẽ giúp bạn thực hiện đúng yêu cầu, đúng số liệu chính xác. Vậy khi lập BCTC cần tuân thủ các nguyên tắc nào và cần lưu ý gì? Hãy cùng Chứng khoán Vina tìm hiểu chi tiết trong bài viết hướng dẫn lập báo cáo tài chính dưới đây.

Yêu cầu cần tuân thủ khi lập Báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính bao gồm tập hợp những thông tin dữ liệu về kinh tế được trình bày tiêu chuẩn theo mẫu chung đúng quy định. Làm báo cáo tài chính sẽ thể hiện các thông tin tình hình tài chính, hiệu quả trong hoạt động kinh doanh, các hướng lưu chuyển dòng vốn trong doanh nghiệp. Vì thế, BCTC cần phải đảm bảo độ chính xác, đáp ứng các yêu cầu theo quy định pháp luật. 

Khi lập báo cáo tài chính cần đảm bảo những yếu tố sau đây:

• Báo cáo tài chính phải đảm bảo tính chính xác, số liệu rõ ràng, chân thực thể hiện đúng tình hình tài chính hiện có và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Hình thức trình bày bản báo cáo tài chính đúng quy định, thể hiện sự khách quan, minh bạch.
• Đảm bảo tuân thủ theo đúng những yêu cầu liên quan đến tính thận trọng.
• Thể hiện sự đầy đủ mọi khía cạnh của doanh nghiệp.

Báo cáo tài chính gồm những gì?

• Bảng cân đối kế toán (BCĐKT): Thông tin cho thấy rõ tình hình tài chính hiện có của công ty qua các chỉ số: nguồn vốn lưu động, số nợ cần trả, tài sản cố định. BCĐKT mang tính thời điểm, tổng kết lại tài chính doanh nghiệp tại thời điểm kết thúc của kỳ thời gian báo cáo. 
• Báo cáo hoạt động kinh doanh (BCKQKD): Thể hiện kết quả kinh doanh qua các chỉ số như: doanh thu tổng, chi phí hoạt động, lợi nhuận nhận được. Kết quả được thể hiện tổng phát sinh trong suốt thời kỳ báo cáo phản ánh. 
• Báo cáo hoạt động lưu chuyển tiền tệ: Các hoạt động mua/bán, thể hiện nguồn vốn vào – ra của doanh nghiệp, chính sách đầu tư, tài chính lưu chuyển. Báo cáo này cũng mang tính thời kỳ như BCKQKD.
• Thuyết minh báo cáo tài chính (TMBCTC): Hiểu đơn giản là bản thuyết minh cho thấy chi tiết, cụ thể những khoản mục ở các bản báo cáo bên trên: BCĐKT, BCKQKD, BCLCTT. Trong đó, một vài khoản yêu cầu bắt buộc cần có bản thuyết minh theo đúng quy định, một số khoản mục tính chất đặc thù có khả năng ảnh hưởng đến những quyết sách tài chính của người đọc báo cáo.

Hướng dẫn lập báo cáo tài chính 

Báo cáo tài chính là một trong những bộ báo cáo quan trọng nhất trong nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp. Tùy thuộc vào quy mô công ty lớn nhỏ mà sẽ có số lượng người phụ trách BCTC sẽ khác nhau, bởi đây là quá trình từ chi tiết đến tổng hợp nên tốn khá nhiều thời gian. Để việc lập BCTC nhanh chóng, hiệu quả, hãy thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Tổng hợp và sắp xếp các chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán cần sự tổng hợp và sắp xếp chính xác, khoa học để chuẩn bị các thông tin cho việc lập bảng báo cáo tài chính. Chứng từ kế toán thường bao gồm hóa đơn đầu ra, hóa đơn đầu vào, số quỹ tài chính, bảng chấm công, bảng lương nhân viên, phiếu xuất/nhập kho, giấy tờ chứng nhận tài sản….

Người lập BCTC cần kiểm tra chi tiết về tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ kế toán trong quá trình sắp xếp nhằm đảm bảo theo đúng quy định. Đây cũng là các tài liệu phản ánh tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong thời gian đó.

Người thực hiện nên xếp giấy tờ theo thứ tự về thời gian, các giấy tờ gốc như hóa đơn đầu vào/đầu ra kẹp cùng chứng từ hạch toán, hoặc kế toán có thể xếp theo từng danh mục của bảng kê thuế. Ngoài ra, những giấy tờ khác có thể cần bổ sung tùy thuộc vào chính sách quản lý, hoạt động hay kiểm soát tài chính của từng doanh nghiệp.

Bước 2: Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh

Bước tiếp theo, kế toán cần tiến hành quá trình ghi chép, nhập đầy đủ các thông tin đó vào sổ sách kế toán. Điều này thực hiện trên bảng excel hoặc sự hỗ trợ từ các phần mềm kế toán chuyên nghiệp.

Hiện nay các phần mềm kế toán giúp người làm tiết kiệm thời gian và thể hiện trực quan nhiều thông số hơn. Người lập có thể tải bảng excel lên phần mềm để thực hiện nhanh chóng và dễ dàng hơn. 

Bước 3: Tính các chi phí khấu hao, phân bổ, các khoản phí trả trước

Những khoản được chi từ phần phí trả trước và tài sản cố định cần được hạch toán phân bổ theo từng tháng đúng quy định. Khi tính toán cần cập nhật rõ ràng các thông tin chung, giá trị và thời gian phân bổ theo từng mục tương ứng. Kế toán cũng cần lập bảng Excel nhằm theo dõi sát sao phần trích khấu hao, phân bổ các khoản chi phí trả trước.

Hãy chú ý đến các khoản phát sinh tại từng thời điểm, nhất là giữa tháng, đảm bảo số liệu chính xác đến từng ngày. Sau đó, so sánh kết quả phân bổ tài chính đều đặn tránh sai sót. 

Bên cạnh đó, một số công ty hoạt động trong lĩnh vực đặc thù cần có thêm bảng quản trị các chi phí khác nhau. Những khoản chi lương nhân viên, chi phí ngoài, bảo hiểm xã hội… sẽ được chia theo từng mã sản phẩm, dự án hay hợp đồng khác nhau. Chi phí quản lý hoạt động doanh nghiệp, chi phí cho hoạt động bán hàng… cần được phân bổ chính xác đến từng phòng, từng ban trong công ty.

Bước 4: Các khoản chi phí điều chỉnh, ước tính

Ở bước này, kế toán sẽ thực hiện điều chỉnh hay hạch toán bổ sung với các khoản như: 

• Bút toán chênh lệch tỷ giá vào cuối kỳ, khoản chi phí dự phòng cần thu nhưng khó đòi, đẩy hàng tồn kho qua giảm giá, lương thưởng dịp lễ Tết tháng 13… 
• Những khoản chi phí định kỳ thường xuyên cần trả gồm chi phí thuê văn phòng, thanh toán điện nước, nguyên vật liệu, hoạt động công ty…
• Bổ sung thêm doanh thu với những chương trình tri ân, khuyến mại cho khách hàng thân thiết. Bút toán phân loại chiến lược đầu tư, phân loại công nợ thời hạn, các khoản vay theo thời hạn. 
• Đồng thời tiến hành điều chỉnh các sai sót nếu có.

Bước 5: Tiến hành đối chiếu số liệu

Khi lập bảng báo cáo tài chính, bước đối chiếu số liệu rất quan trọng vì số liệu sai sẽ dẫn đến toàn bộ bản báo cáo đều sai, phải rà soát lại chi tiết từ đầu. Chính vì thế, hãy cẩn trọng ở bước đối chiếu này nhằm tránh mất thời gian và công sức nhiều hơn.

• Đối chiếu kiểm tra các tài khoản, lưu thông tài chính giữa các tài khoản, số liệu chứng từ thực tế phát sinh cùng tài khoản…
• Kiểm tra quá trình chuyển đổi số dư từ cuối kỳ trước thành số dư của đầu kỳ này trong mọi tài khoản có số dư (bao gồm sổ cái và số chi tiết).
• Phần công nợ, kho lưu giữ hàng hóa cần đối chiếu số dư từng khách hàng, nhà cung cấp phân phối, so sánh số lượng cùng giá trị tương ứng của từng loại hàng hóa.
• Tham chiếu sự phù hợp của các giấy tờ chứng từ kế toán và hạch toán những khoản nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh.
• Kiểm tra cẩn thận và tiến hành đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp các tài khoản (Sổ cái).

Bước 6: Thực hiện nghiệp vụ bút toán kết chuyển

Khi đã hoàn thành các bước kiểm tra, đối chiếu số liệu chính xác kế toán cần thực hiện bước kết chuyển phần tài chính lãi/lỗ trong năm. Số liệu này cần được thực hiện xong theo từng năm, nghĩa là năm ngoái xong mới đến năm nay. Khi hoàn thành, những tài khoản có đầu 5,6,7,8,9 không còn số dư.

Những doanh nghiệp cần nộp thuế thu nhập phải kết chuyển lần đầu nhằm biết số lãi chính xác để tính ra số thuế phải nộp theo quy định, hạch toán để bổ sung phần bút toán ghi nhận thuế và các chi phí thuế đã phát sinh. Tiếp đó, tiến hành kết chuyển lại lần 2 để ra thông tin lợi nhuận ròng cuối cùng.

Bước 7: Lập báo cáo tài chính

Đây là bước cuối cùng trong hướng dẫn lập báo cáo tài chính. Khi mọi số liệu thông tin và nghiệp vụ kế toán chính xác, đầy đủ, kế toán sẽ tiến hành lập báo cáo tài chính. Quy định về BCTC theo Thông tư 200/2014/TT-BTC: áp dụng cho các doanh nghiệp hoạt động trong mọi lĩnh vực, loại hình mà không cần xem xét đến quy mô.

Nếu bạn tiến hành hạch toán qua bảng excel để lập BCTC, cần nhập từng chỉ số trên mỗi báo cáo thông qua Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản. Hãy kiểm tra lại các thông tin trên BCTC lần nữa nhất là đối với báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thực hiện đúng các chỉ tiêu theo từng hoạt động tài chính sẽ thể hiện rõ hơn dòng tiền lưu chuyển trong doanh nghiệp.

Để hoàn tất việc kê khai BCTC, kế toán cần tiến hành lập trên phần mềm HTKK. Các bước thực hiện sẽ tiến hành theo trình tự sau:

• Bước đầu tiến hành mở phần mềm HTKK đã được cài đặt sẵn trên máy, đăng nhập theo các bước bằng tài khoản doanh nghiệp đã đăng ký.

• Hiện lên giao diện chính trang bắt đầu của phần mềm HTKK, nhấn chọn phần “Báo cáo tài chính”. Bước này sẽ thay đổi tùy thuộc vào chính sách kế toán từng doanh nghiệp khác nhau được áp dụng nhằm chọn đúng bộ BCTC phù hợp khi tiến hành kê khai.

• Chọn đúng loại BCTC thích hợp, màn hình hiển thị mục “Niên độ tài chính”. Ở trong mục này, kế toán doanh nghiệp phải điền đầy đủ hoàn thiện các thông tin được yêu cầu sau đó nhấn “Đồng ý”, giao diện chuyển tiếp lựa chọn “Nhập tờ khai”.

• Tại phần mục “Nhập tờ khai”, kế toán sẽ điền tiếp đủ những thông tin trong bảng cần kê khai theo yêu cầu ở 03 biểu: CĐKT, KQHĐSXKD, LCTTGT. Khi đã điền hoàn thành, nhấn vào ô “Ghi” và chờ đợi trên phần màn hình hiển thị dòng thông báo “Đã ghi dữ liệu thành công!” là đã xong.

• Bước cuối chỉ cần kế toán nhấn “Kết xuất XML” và lưu đúng file đã kết xuất hoàn thiện vào máy tính của mình để làm dữ liệu kế toán nộp lên cơ quan thuế. Như vậy là xong các bước lập báo cáo tài chính bằng phần mềm HTKK.

Lưu ý khi lập báo cáo tài chính theo Thông tư 200

Lập bảng cân đối kế toán

Theo Thông tư 200 khi lập báo cáo tài chính có bảng cân đối kế toán cần tuân thủ nguyên tắc chung về cách lập và trình bày. Những điều khoản ở mục tài sản, nợ phải trả cần trình bày rõ ràng theo thời hạn ngắn và dài theo đúng chu kỳ hoạt động kinh doanh. 

Tài sản, nợ ngắn hạn cần thu hồi hoặc thanh toán trong vòng 12 tháng kể, thu hồi hoặc thanh toán từ 12 tháng trở lên với loại dài hạn. Nếu doanh nghiệp không phân biệt rõ ngắn – dài hạn cần được trình bày theo mức thanh khoản giảm dần. Bảng cân đối kế toán căn cứ theo các tài liệu như sổ kế toán tổng hợp, thẻ kế toán chi tiết, bảng cân đối năm trước đó.

Lập báo cáo kết quả kinh doanh

Báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp cần loại trừ các khoản thu, chi phí phát sinh trong nội bộ khi lập bảng báo cáo giữa các đơn vị. Thông tin này cho thấy hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Căn cứ vào BCKQKD của năm trước, sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết theo kỳ dùng cho những tài khoản từ loại 5 đến loại 9.

Lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Quá trình lập và trình bày bản báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo kỳ hàng năm hoặc các kỳ giữa niên độ cần tuân thủ chính xác những quy định nằm trong chuẩn mực kế toán. Người lập cần lưu ý đến những chỉ tiêu không có số liệu vẫn cần được đánh lại theo số thứ tự mà không được phép thay đổi các mã số của những chỉ tiêu đó. BCLCTT được lập theo cách thức trực tiếp hoặc gián tiếp tùy theo mức độ phù hợp của doanh nghiệp.

Bản thuyết minh cho báo cáo tài chính

Trong quy định về bản thuyết minh báo cáo tài chính, đây là bản dùng để giải thích, phân tích các số liệu đã được lập thành báo cáo ở các mục trong báo cáo tài chính. Bản thuyết minh giúp người đọc hiểu rõ hơn kết quả kinh doanh, dòng tiền lưu chuyển cũng như các thông tin khác về tài chính kế toán. Tiêu chuẩn này được áp dụng với các sự kiện quan trọng, bổ sung thêm các thông tin chưa được trình bày trong những bản báo cáo khác. 

Thời gian nộp báo cáo tài chính 

Báo cáo tài chính cần được nộp đúng hạn, để tránh bị phạt theo quy định của pháp luật. Thời gian nộp được quy định riêng cho các doanh nghiệp tư nhân là 90 ngày tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán của năm theo đúng quy định pháp luật. Còn đối với các doanh nghiệp nhà nước sẽ có quy định thời hạn nộp theo từng quý và năm riêng.

Trên đây là hướng dẫn lập báo cáo tài chính với những bước thực hiện cơ bản nhất dành cho người mới. BCTC cần được lập đúng, chính xác, đảm bảo theo quy định pháp luật. Hy vọng những thông tin trong bài viết ở trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn những điều bước cơ bản và quy định cần tuân thủ khi lập báo cáo tài chính cho doanh nghiệp.