Hiện nay, các dịch vụ công ngày càng được số hoá. Việc kê khai bảo hiểm xã hội cũng vậy. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng bằng 2 cách phổ biến nhất: qua phần mềm eBH và cổng website chính thức của BHXH Việt Nam.

Chuẩn bị trước khi khai BHXH qua mạng

Trước khi kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng, bạn cần chuẩn bị trước chữ kỹ điện tử của doanh nghiệp, chắc chắn rằng máy tính của bạn được kết nối mạng ổn định.

Chữ ký số

Chữ ký số hay chữ ký điện tử là một ký hiệu đi kèm văn bản có tác dụng xác nhận người tạo lập và đối tượng chịu trách nhiệm pháp lý đối với những thông tin, dữ liệu mà người đó cung cấp. Trong trường hợp kê khai bảo hiểm xã hội, chữ ký điện tử của doanh nghiệp được sử dụng để đăng ký BHXH điện tử và ký nộp hồ sơ gửi Cơ quan BHXH.

Hiện nay, tại Việt Nam có 6 đơn vị được cấp phép cung cấp dịch vụ chữ ký số gồm VNPT-CA, MISA-CA, FPT-CA, BKAV-CA, VIETTEL-CA và TRUST-CA. Muốn đăng ký chữ ký số của doanh nghiệp, người đăng ký cần chuẩn bị và nộp hồ sơ yêu cầu cấp chữ ký số cơ đơn vị cấp, chờ xét duyệt hồ sơ và nhận token chữ ký số.

Tùy từng đơn vị cấp, hồ sơ cần chuẩn bị có thể khác nhau, tuy nhiên, nhìn chung đều gồm các giấy tờ cơ bản sau:

• Phiếu yêu cầu cung cấp dịch vụ chữ ký số (theo mẫu của từng đơn vị)
• Giấy phép kinh doanh/ Quyết định thành lập doanh nghiệp
• CMND/CCCD đại diện của doanh nghiệp
• Giấy ủy quyền (nếu có)
• CMND/CCCD của người được ủy quyền (nếu có).

Kết nối internet

Việc kê khai, lập hồ sơ, nộp hồ sơ và nhận kết quả xét duyệt đều đều trực tuyến nên cần kết nối internet ổn định. Do đó, người kê khai bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp cần đảm bảo máy tính sử dụng được kết nối internet ổn định, tránh lỗi ngắt kết nối khi đang thực hiện. 

Phần mềm kê khai BHXH eBH

Nếu bạn kê khai thông qua phần mềm eBH thì cần đảm bảo rằng máy tính sử dụng đã được cài đặt phần mềm eBH. Nếu chưa tải phần mềm, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Truy cập website https://ebh.vn/tai-ve
• Bước 2: Thực hiện tải về phần mềm và cài đặt theo hướng dẫn.

Đăng ký tài khoản trên Cổng giao dịch điện tử BHXH Việt Nam

Trường hợp doanh nghiệp chưa có tài khoản giao dịch trên Cổng giao dịch điện tử BHXH Việt Nam, có thể thực hiện đăng ký theo 2 cách sau:

Cách 1 – Đăng ký trực tiếp trên Cổng giao dịch điện tử BHXH Việt Nam

• Bước 1: Bạn cắm Token chữ ký số vào máy tính > Truy cập vào Cổng giao dịch điện tử BHXH Việt Nam qua đường link https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn .
• Bước 2: Bạn chọn Đăng ký trên giao diện trang chủ.

• Bước 3: Tại màn hình đăng ký, bạn chọn Đối tượng đăng ký  > Nhập các thông tin cần thiết như Mã số thuế, Mã số BHXH, > Chọn Đăng ký.

• Bước 4: Bạn chọn OK, hệ thống sẽ hiển thị màn hình nhập chữ ký số.

• Bước 5: Bạn nhập mật khẩu > Chọn OK, hệ thống sẽ hiện khung thông báo tiếp nhận yêu cầu đăng ký tài khoản > Chọn OK.

• Bước 6: Bạn đăng nhập tài khoản email đã cung cấp khi điền thông tin đăng ký tài khoản > Thực hiện Kích hoạt theo hướng dẫn trong email.

• Bước 7: Thông tin đăng nhập gồm tên đăng nhập và mật khẩu sẽ được gửi vào email, bạn mở email để nhận thông tin.

Cách 2 – Đăng ký tài khoản giao dịch qua phần mềm eBH

Khi tải và cài đặt xong phần mềm eBH, bạn thực hiện đăng ký tài khoản giao dịch điện tử theo các bước sau:

• Bước 1: Chọn Đăng ký khai điện tử > Chọn Đăng ký giao dịch BHXH điện tử.

• Bước 2: Bạn nhập các thông tin về đơn vị, các chỉ tiêu theo yêu cầu. Trường hợp bạn muốn nhận kết quả hồ sơ qua bưu điện, bạn tích chọn Nhận kết quả qua bưu điện.

• Bước 3: Bạn cắm Token chữ ký số > Chọn chữ ký số >  Chọn OK.
• Bước 4: Bạn nhập Tên đăng nhập và Mật khẩu được mặc định là MST của doanh nghiệp > Chọn Ghi để lưu thông tin > Chọn Đăng ký.

• Bước 5: Một hộp thoại xuất hiện, bạn nhập tài khoản I-VAN > Chọn Thực hiện để gửi hồ sơ > Chờ quá trình gửi hoàn tất , bạn chọn OK.

Hướng dẫn kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng trên phần mềm eBH

Sau bước chuẩn bị, bạn có thể mở phần mềm eBH, đăng nhập và bắt đầu kê khai bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp hướng dẫn kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng như sau:

Bước 1: Nhập danh mục đơn vị, phòng ban

Đầu tiên, bạn cần nhập đầy đủ thông tin của tất cả người lao động tham gia BHXH của doanh nghiệp. Việc này giúp doanh nghiệp quản lý, lưu trữ thông tin của người lao động dễ dàng, không cần nhập tay tất cả thông tin khi lập hồ sơ BHXH.

Tại Menu phần mềm, bạn chọn Quản lý lao động > chọn Danh mục đơn vị/Phòng ban.

Tiếp theo, bạn nhập đầy đủ thông tin vào các cột mã phòng, tên phòng, ghi chú (nếu có) > chọn Ghi để lưu thông tin đã nhập.

Bước 2: Nhập danh sách lao động

Muốn nhập thông tin chi tiết về đơn vị/phòng ban của người lao động, bạn thực hiện 1 trong 2 cách dưới đây:

Cách 1 – Nhập thông tin cá nhân của lao động trực tiếp

Tại Menu phần mềm, chọn Quản lý lao động > chọn Thêm mới lao động, sau đó bạn nhập thông tin của người lao động theo 4 tab sau:

• Thông tin người lao động: Phần này gồm các thông tin như họ tên, giới tính, ngày sinh, số CMND/CCCD…

• Thông tin tham gia BHXH, BHYT: Phần này bao gồm các thông tin về số thẻ BHXH, số thẻ BHYT, số hợp đồng lao động…

• Thông tin hộ gia đình: Phần này gồm các thông tin như mã hộ gia đình, thông tin của chủ hộ, thông tin hộ khẩu…
• Quá trình lao động tham gia Bảo hiểm: Với người lao động đã tham gia bảo hiểm xã hội trước đó, người nhập hồ sơ cần cung cấp các thông tin này trên phần mềm theo hướng dẫn.

Lưu ý:  Mục dấu * là thông tin bắt buộc, bạn không được để trống.

Khi đã cung cấp các thông tin cần thiết tại 4 tab trên, bạn chọn Ghi để lưu lại toàn bộ thông tin đã nhập.

Nếu muốn tiếp tục nhập thông tin của người lao động khác, bạn chọn Thêm mới để quay về tab điền thông tin ban đầu.

Cách 2 – Nhập danh sách lao động theo file Excel có sẵn

Tại Menu, bạn chọn Quản lý lao động > chọn Danh sách lao động.

Tiếp theo, bạn chọn Nhập dữ liệu từ file.

Bạn click vào Chọn file (file danh sách người lao động đã lập từ trước) > chọn Ghi để lưu lại toàn bộ thông tin.

Lưu ý: File danh sách phải được lập theo đúng mẫu quy định sẵn trên phần mềm eBH. Bạn chọn mục Tải File mẫu, sau khi tải xong, bạn điền danh sách người lao động theo file này.

Bước 3: Lập và nộp hồ sơ kê khai bảo hiểm xã hội

Dưới đây là hướng dẫn thực hiện Nghiệp vụ Điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, thuộc lĩnh vực Thu theo Quyết định số 959 (Các nghiệp vụ khác được thực hiện tương tự).

Bạn chọn mục Hồ sơ điện tử > chọn Lập hồ sơ điện tử.

Sau đó thực hiện 3 bước tiếp theo dưới đây:

Bước 3a: Chọn nghiệp vụ

Phần mềm eBH hỗ trợ người dùng thực hiện nhiều nghiệp vụ liên quan đến BHXH khác nhau, đầu tiên bạn cần lựa chọn nghiệp vụ muốn thực hiện trong danh sách gồm:

• Điều chỉnh mức đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN:
• Truy thu BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN
• Thu BHXH tự nguyện
• Đăng ký thay đổi thông tin.

Bạn click chọn nghiệp vụ Điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN.

Sau đó, hệ thống sẽ tự động hiện lên các bản kê cần có của nghiệp vụ bạn đã chọn, gồm có:

• Danh mục hồ sơ: Tất cả các hồ sơ bạn cần kê khai
• Bản kê D02-TS: Bao gồm danh sách thông tin chi tiết của người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN tại doanh nghiệp.
• Bản kê TK1-TS: Là tờ khai yêu cầu bạn cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHYT, BHXH tại doanh nghiệp.

Bước 3b: Chọn lao động

Có 3 cách chọn thông tin người lao động như sau:

• Cách 1: Nhập thông tin trực tiếp vào từng mục tương ứng.
• Cách 2: Nhập nhanh bằng cách chọn từ danh sách người lao động đã nhập và lưu trữ vào phần mềm ở bước 1.
• Cách 3: Lấy dữ liệu từ file Excel tải lên.

Sau khi chọn, tất cả thông tin của người lao động xuất hiện, bạn kiểm tra lại và sửa đổi thông tin cần thay đổi, sau đó chọn Ghi để lưu lại thông tin.

Bước 3c: Ký số và nộp hồ sơ điện tử

Khi đã kiểm tra và xác nhận thông tin của người lao động đã chính xác, bạn chọn B3.Ký và Nộp.

Sau đó, bạn cắm Token và nhập mã pin chữ ký số > chọn Ký hồ sơ > chọn Nộp điện tử để nộp hồ sơ BHXH của doanh nghiệp tới Cơ quan BHXH.

Để theo dõi kết quả xét duyệt hồ sơ, bạn chọn mục Hồ sơ điện tử > chọn Danh sách các hồ sơ đã lập để kiểm tra tình trạng hồ sơ. Tại đây bạn sẽ biết được hồ sơ nào đã được duyệt, hồ sơ nào cần sửa chữa, bổ sung thông tin để có biện pháp xử lý nhanh chóng, kịp thời.

Hướng dẫn kê khai BHXH qua mạng trên cổng giao dịch điện tử BHXH Việt Nam

Hiện nay, doanh nghiệp có thể kê khai BHXH trực tiếp trên cổng giao dịch điện tử của BHXH, các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Bạn truy cập vào Cổng giao dịch điện tử BHXH Việt Nam > Chọn Đăng nhập.

• Bước 2:  Bạn chọn Tổ chức > Nhập Tên đăng nhập, Mật khẩu và Mã kiểm tra > Chọn Đăng nhập.

• Bước 3: Đồng bộ dữ liệu người lao động > Chọn Kê khai hồ sơ > Chọn Quản lý lao động > Chọn Nạp vào từ BHXH > Chọn Xác nhận.

Khi chọn xác nhận, hệ thống sẽ hiển thị thông báo:

• Bước 4: Bạn thực hiện kê khai hồ sơ BHXH > Nộp hồ sơ điện tử.

Trên đây là nội dung hướng dẫn kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng qua phần mềm eBH và trực tiếp trên Cổng thông tin BHXH Việt Nam. VNSC hy vọng qua bài viết này, bạn có thể thành thạo thực hiện kê khai, lập và nộp hồ sơ BHXH nhanh chóng cùng các nghiệp vụ khác với phần mềm eBH.