Sổ bảo hiểm xã hội là gì? Những thông tin cần biết về sổ BHXH

Bảo hiểm xã hội là chính sách an sinh quan trọng với người lao động, nhằm đảm bảo chất lượng cuộc sống, giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra. Sổ bảo hiểm xã hội là giấy tờ chứng nhận quan trọng với bất cứ ai tham gia chính sách này. Tuy nhiên, có nhiều vấn đề liên quan đến sổ BHXH mà chúng người lao động không nắm rõ sẽ ảnh hưởng đến quyền lợi. Hãy cùng VNSC tìm hiểu những thông tin quan trọng về sổ BHXH qua chia sẻ dưới đây.

Sổ bảo hiểm xã hội là gì? 

Sổ bảo hiểm xã hội là giấy tờ được cấp cho người lao động để theo dõi quá trình tham gia bảo hiểm xã hội, đóng tiền và hưởng các quyền lợi/ chế độ BHXH. Căn cứ trên sổ BHXH, nhà nước giải quyết các chế độ BHXH theo quy định pháp luật.

Sổ BHXH sẽ là đối tượng tự quản lý sổ của mình, căn cứ theo khoản 2 Điều 18 Luật BHXH năm 2014. Mỗi người tham gia sẽ được cấp 1 sổ bảo hiểm xã hội duy nhất. Đồng thời, mỗi người tham gia BHXH sẽ được cấp 1 mã số định danh cá nhân do cơ quan BHXH cấp và ghi rõ trên sổ. Khi người tham gia hưởng chế độ lương hưu, tử tuất thì cơ quan BHXH là đơn vị quản lý sổ, theo quy định.

Hiện nay, người sử dụng lao động đang là đối tượng bảo quản và lưu giữ sổ BHXH. Khi người lao động nghỉ việc, nghỉ hưu, chấm dứt hợp đồng lao động, sổ BHXH sẽ được trả lại cho người lao động đó.

Sổ bảo hiểm xã hội bao gồm những thông tin gì?

Vậy, nội dung trên sổ bảo hiểm xã hội gồm những thông tin gì? Theo quy định, những thông tin trong sổ BHXH sẽ bao gồm:

• Nhân thân người lao động tham gia đóng bảo hiểm xã hội.
• Thời gian quá trình làm việc tại các cơ quan, doanh nghiệp.
• Thời gian tham gia đóng BHXH.
• Hưởng chế độ BHXH.

Những thông tin trên đây sẽ là căn cứ để cơ quan chức năng xét duyệt các chế độ và quyền lợi của người lao động. 

Hồ sơ đăng ký tham gia và cấp sổ mới bảo hiểm xã hội như thế nào?

Người lao động làm việc tại các cơ quan, doanh nghiệp muốn tham gia bảo hiểm xã hội sẽ cần chuẩn bị hồ sơ và tuân thủ các bước như thế nào? Hãy cùng làm rõ quy trình làm hồ sơ đăng ký tham gia cấp sổ BHXH chi tiết.

Căn cứ pháp lý tại Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH việc đăng ký hồ sơ tham gia BHXH sẽ như sau:

Đối với người lao động sẽ chuẩn bị 1 bộ hồ sơ đăng ký cấp sổ BHXH bao gồm các giấy tờ sau:

• Tờ khai tham gia BHXH, điều chỉnh thông tin, thẻ bảo hiểm y tế theo mẫu TK1-TS.
• Trường hợp được hưởng bảo hiểm y tế cao hơn thì cần có giấy tờ chứng minh.

Đối với người sử dụng lao động cần tập hợp danh sách người lao động tham gia với các giấy tờ sau:

• Tờ khai thông tin đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK3-TS.
• Danh sách người lao động chính thức tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bệnh nghề nghiệp theo mẫu D02-TS.
• Bảng kê thông tin tổng hợp theo mẫu D01-TS.

Trình tự đăng ký cấp sổ bảo hiểm xã hội mới sẽ tuân thủ các bước sau:

• Doanh nghiệp đăng ký tham gia BHXH cần nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH địa phương, theo 3 hình tức sau: Nộp trực tiếp tại cơ quan chức năng, dịch vụ bưu chính công hoặc giao dịch điện tử. Chú ý, cơ quan BHXH là cùng nơi cấp đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp.
• Thời gian sau 5 ngày, kể từ ngày cơ quan chức năng nhận đủ hồ sơ, doanh nghiệp sẽ được nhận sổ bảo hiểm xã hội và thẻ bảo hiểm y tế cho danh sách người lao động đã đăng ký.

Những điều người lao động cần biết về số bảo hiểm xã hội

Tham gia BHXH nhưng không nhiều người hiểu rõ bản chất, đặc điểm của sổ BHXH, điều này sẽ ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động sau này. Một số lưu ý quan trọng liên quan đến sổ BHXH mà người lao động cần lưu ý.

Có 2 sổ bảo hiểm xã hội có được không?

Khá nhiều trường hợp phát sinh khiến người lao động có tới 2 hoặc nhiều sổ BHXH. Theo quy định Luật BHXH, thì mỗi người lao động sẽ chỉ được cấp duy nhất 1 sổ bảo hiểm xã hội, do vậy, một người không thể có 2 sổ BHXH. 

Khi phát sinh 2 sổ BHXH, người lao động cần xác định các trường hợp sau để xử lý:

Có 2 sổ BHXH trở lên và thời gian đóng trùng nhau:

Căn cứ pháp lý tại điểm 2.5 khoản 2 Điều 2 Quyết định 595/QĐ-BHXH, trường hợp đóng trùng từ 2 sổ BHXH trở lên sẽ được hoàn trả số tiền đã nộp cho cơ quan chức năng. Như vậy, khi đóng thừa, người lao động sẽ được hoàn trả số tiền mà cả người sử dụng lao động và người lao động đã đóng. Tiếp theo, người lao động cần tiến hành gộp sổ với hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai tham gia BHXH và điều chỉnh thông tin theo mẫu TK1-TS.
• Các sổ BHXH hiện có.

Hồ sơ hoàn thành và nộp cơ quan BHXH nơi cư trú, thời gian giải quyết không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Kết quả nhận được sẽ bao gồm: Sổ BHXH mới, số tiền đóng trùng BHXH + BHYT + BHTN, quyết định hoàn trả của cơ quan chức năng.

Trường hợp có 2 sổ BHXH trở lên nhưng thời gian đóng không trùng nhau:

Căn cứ pháp lý tại Khoản 4, Điều 46, Quyết định 595/QĐ-BHXH: Cơ quan chức năng thu hồi tất cả sổ BHXH và tiến hành hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu vào sổ mới. Theo đó, khi có 2 sổ BHXH không trùng thời gian đóng, cơ quan chức năng sẽ tiến hành thu và gộp sổ. Thủ tục tiến hành gộp sổ BHXH cho người lao động sẽ như sau: Tờ khai điều chỉnh thông tin tham gia BHXH theo mẫu TK1-TS và các sổ cần gộp.

Nơi xử lý sẽ là đơn vị sử dụng lao động hoặc cơ quan BHXH nơi quản lý trực tiếp. Thời hạn không quá 10 ngày, kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ theo quy định. 

Thất lạc sổ bảo hiểm xã hội, người lao động phải làm gì?

Trường hợp người lao động quản lý sổ BHXH nhưng bị thất lạc sẽ ảnh hưởng đến quyền lợi sau này. Do vậy, khi thất lạc sổ BHXH người lao động cần chú ý: 

Người lao động đang bảo lưu quá trình đóng cần yêu cầu cơ quan chức năng cấp lại sổ mới. Hồ sơ bao gồm tờ khai điều chỉnh BHXH theo mẫu TK1-TS và nộp cơ quan chức năng quản lý BHXH ở bất cứ đâu. Thời gian 10 ngày, người lao động sẽ được cấp lại sổ BHXH mới. 

Hiện nay, cơ quan chức năng quản lý các đơn vị sử dụng lao động và quản lý NLĐ bằng mã số định danh. Người lao động sẽ tiếp tục được sử dụng mã số BHXH đã được cấp để hưởng các quyền lợi.

Tra cứu số sổ bảo hiểm xã hội ở đâu?

Số sổ bảo hiểm xã hội là thông tin, mã số định danh của người lao động được cơ quan chức năng cấp. Tra cứu số sổ BHXH đơn giản theo các cách sau:

• Số sổ BHXH sẽ được ghi trực tiếp trên sổ BHXH.
• Tra cứu số sổ BHXH trên thẻ BHYT.
• Tra cứu số sổ BHXH trên website của cơ quan BHXH Việt Nam https://baohiemxahoi.gov.vn/tracuu/Pages/tra-cuu-ho-gia-dinh.aspx

Quy trình làm lại sổ bảo hiểm xã hội như thế nào?

Trong nhiều trường hợp, người lao động làm mất, rách và hư hỏng sổ BHXH, cần được cấp mới lại để quản lý và đảm bảo quyền lợi. Làm sổ bảo hiểm xã hội mới theo các bước hướng dẫn sau:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ 1 bộ bao gồm các giấy tờ sau: Tờ khai tham gia và điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK1-TS.
• Bước 2: Nộp cơ quan chức về quản lý BHXH cấp huyện nơi bạn đăng ký tham gia.
• Bước 3: Chờ xét duyệt hồ sơ, không quá 10 ngày kể từ ngày cơ quan chức năng nhận hồ sơ hợp lệ.

Nối sổ bảo hiểm xã hội là gì?

Nối sổ bảo hiểm xã hội là trường hợp người lao động tham gia BHXH nhưng tạm dừng và tiếp tục đóng BHXH ở một thời điểm khác. Ví dụ như: Người lao động chấm dứt hợp đồng lao động ở công ty A, nhưng chưa được chốt sổ BHXH, sang công ty B làm có thể cấp số sổ BHXH để đóng nối, tiếp tục tham gia.

Tất toán sổ bảo hiểm xã hội là gì?

Tất toán sổ BHXH là hình thức hưởng chế độ BHXH 1 lần của người lao động. Để được tất toán sổ BHXH cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Người lao động đến tuổi nghỉ hưu nhưng chưa đóng đủ 20 năm theo quy định.
• Người lao động đã tham gia BHXH tối thiểu 1 năm và chưa đóng đủ 20 năm. 
• Người lao động ra nước ngoài định cư hoặc mắc các bệnh nguy hiểm theo quy định của bộ Y tế.
• Lực lượng vũ trang xuất ngũ, thôi việc nhưng chưa đáp ứng đủ điều kiện hưởng lương hưu.

Trên đây là những thông tin quan trọng liên quan đến sổ bảo hiểm xã hội thường gặp mà người lao động thường gặp phải. Hy vọng thông tin sẽ hữu ích giúp bạn quản lý quá trình tham gia BHXH hiệu quả, tránh các rắc rối ảnh hưởng đến quyền lợi.